Connect to PatOrg

Connect to PatOrg

Akten bestimmen den Büroalltag einer Patentanwaltskanzlei. Um sie sicher verwahren, gezielt darauf zugreifen und Vorgänge transparent gestalten zu können, ist der Einsatz eines elektronischen Archivs von großem Vorteil. Wird das elektronische Archiv mit der Patent Management Software PatOrg verknüpft, entfallen papierbasierte Prozesse und manuelle Aufgaben - Zeit und Kosten lassen sich dadurch einsparen. Und Sie bewahren alle Dokumente langfristig, revisionssicher und GOBD-konform.

Dokumente auf Knopfdruck

Durch die Integration eines Dokumentenmanagement-System mit PatOrg lassen sich direkt aus der führenden Anwendung heraus beliebige Dokumente mit zugehörigen Unterlagen archivieren. Und auf Knopfdruck können berechtigte Mitarbeiter aus der Patent Management Software heraus auf die in der E-Akte gespeicherten Dokument zugreifen und diese in Workflows einbinden. Ein Wechsel zwischen den IT-Systemen ist somit nicht notwendig.

• Bequem in PatOrg das gewünschte Dokument suchen und im Ergebnis dann das betreffende Dokument in DocuWare anzeigen lassen oder eingebunden in der PatOrg Anwendung

Die physische Akte ist Vergangenheit

Die Schnittstelle Connect to PatOrg verbindet DocuWare und PatOrg nahtlos und ist die Grundlage für eine elektronische Aktenführung, die über eine einfache Ablage von Text- und Bilddateien hinausgeht. Der in einer Kanzlei übliche Aktentransport von Schreibtisch zu Schreibtisch gehört ebenso wie der Verlust von Unterlagen der Vergangenheit an. Dank der intelligenten Lösung können Suchzeiten auf ein Minimum reduziert und die Produktivität der Mitarbeiter deutlich gesteigert werden. Die Dienstleistungen einer Patentanwaltskanzlei gegenüber ihren Mandanten verbessern sich dadurch deutlich und können schneller erbracht werden.

Aktenzugriff von überall

Unabhängig davon, wo Sie sich gerade befinden - ob am Büroarbeitsplatz, in einer Besprechung, im Homeoffice oder beim Mandanten - Sie haben alle Unterlagen jederzeit im Zugriff. Dieser Vorteil wird auch dann deutlich, wenn eine Kanzlei mehrere Standorte hat.

Einfache Ablage

Ein zentraler Posteingang bündelt die eingehende digitale Korrespondenz. Physische Post wird gescannt, indexiert und ebenfalls im digitalen Posteingangskorb abgelegt. In PatOrg erzeugte Dokumente werden über die Schnittstelle automatisch indexiert und der entsprechenden Akte zugeordnet.

Ihr Nutzen

• Reduzierung des Papieraufkommens und des Aktenvolumens
• Ablage von und Zugriff auf Dokumente ohne führende Anwendung zu verlassen
• Dokumente zu einem Vorgang sekundenschnell am Bildschirm
• Für alle Information stehen z. B. Volltextsuche, strukturierte Suche, Taxonomien, Benachrichtigungsfunktionen, Personalisierung, Zugriffskontrolle und Versionisierung zur Verfügung
• Darstellbarkeit von Gemeinsamkeiten einzelner Akten und von Verknüpfungen zwischen einzelnen Akten
• Bereitstellung von Information aus Parallelakten auf Knopfdruck
• Workflowfähigkeit, z. B. zeit- oder ereignisgesteuertes Anzeigen von zu erledigenden Aufgaben in Task-Listen für Patentsachbearbeiter.
• Metadaten werden automatisch übernommen, bei Änderungen Aktualisierung auf beiden Seiten

Flexible Bereitstellung

Die Integration von DocuWare in PatOrg können Sie mit DocuWare Cloud oder auch mit der On-Premise Fassung von DocuWare umsetzen.